Optioner klausul

, , , Google. . SIX Finansiell information. NASDAQ OMX () NASDAQ OMX () NASDAQ OMX () NASDAQ OMX () NASDAQ OMX () NASDAQ OMX () NASDAQ OMX () NASDAQ OMX () NASDAQ OMX () NASDAQ OMX () NASDAQ OMX () NASDAQ OMX () (Wiener Brse) NASDAQ OMX () -, NASDAQ NYSE. ,, 15. Morgonstjärna. SIX Finansiell information. Interaktiva data i realtidstjänster, Inc.,. Google . Google, , , : ) , ) , , , . Google, , . , Google - . ,,,,,,,,. . . Google, . , Google , . , Google , . Google, , . Google . ,,. NYSE, Google, NYSE, NYSE Arca LLC NYSE MKT LLC. ,,. NYSE, NYSE Arca LLC NYSE MKT LLC, Google,,,. -. SampP Capital IQ SampP Global Market Intelligence SampP Capital IQ. (c) 2016, SampP Capital IQ..Dictionnaires de longue en ligne jas nm nom masculin. sutilise avec les articles le, l (devant une voyelle ou un muet), un. Ex. Garon - nm På dira le garon ou un garon. blue chip stock n substantiv. Avser person, plats, sak, kvalitet, etc. (företag: stort företag) handling de premier ordre nf nom fminin. sutilise avec les articles la, l (devant une voyelle ou un muet), une. Ex. fille - nf På dira la fille ou une fille. Avec un nom fminin, ladjectif saccorde. En gnral, på grund av un pojkjektiv. Par exemple, på dira une petit e fille. levage nm nom maskulin. sutilise avec les articles le, l (devant une voyelle ou un muet), un. Ex. Garon - nm På dira le garon ou un garon. kapitalstock n substantiv. Avser person, plats, sak, kvalitet etc. (totalt värde av aktier som bolaget kan utfärda) kapital social nm nom masculin. sutilise avec les articles le, l (devant une voyelle ou un muet), un. Ex. Garon - nm På dira le garon ou un garon. kycklinglager n substantiv. Avser person, plats, sak, kvalitet etc. Bouillon de volaille nm nom masculin. sutilise avec les articles le, l (devant une voyelle ou un muet), un. Ex. Garon - nm På dira le garon ou un garon. (häll une sås. bouillon trs rduit) förtjust i volang nm nom masculin. sutilise avec les articles le, l (devant une voyelle ou un muet), un. Ex. Garon - nm På dira le garon ou un garon. Hon kokade slaktkroppen med grönsaker för att göra en utsökt kycklingstock. gemensamt lager n substantiv. Avser person, plats, sak, kvalitet etc. (djur: inte renrasad) (djur) btard nm nom masculin. sutilise avec les articles le, l (devant une voyelle ou un muet), un. Ex. Garon - nm På dira le garon ou un garon. Uppfödning av stambeståndet med renbröd förbättrar besättningen. gemensamt lager n substantiv. Avser person, plats, sak, kvalitet etc. pejorative (person: arbetarklass) petites gens nfpl nom fminin pluriel. sutilise avec larticle dfini les. Ex. Algues Theyre är inte i vår klass, kära. De kommer från stamaktier. Det är inte sant, men det är inte så mycket. Ce sont de petites gens. bas peuple nm nom masculin. sutilise avec les articles le, l (devant une voyelle ou un muet), un. Ex. Garon - nm På dira le garon ou un garon. rotera nf nom fminin. sutilise avec les articles la, l (devant une voyelle ou un muet), une. Ex. fille - nf På dira la fille ou une fille. Avec un nom fminin, ladjectif saccorde. En gnral, på grund av un pojkjektiv. Par exemple, på dira une petit e fille. Cette frasen n39est pas une traduction de la phrase original. La royaut et la roture, en aujours fait de beaux mariages. gemensamt lager n substantiv. Avser person, plats, sak, kvalitet etc. (finans: dela) (Finans) action ordinaire nf nom fminin. sutilise avec les articles la, l (devant une voyelle ou un muet), une. Ex. fille - nf På dira la fille ou une fille. Avec un nom fminin, ladjectif saccorde. En gnral, på grund av un pojkjektiv. Par exemple, på dira une petit e fille. Bolaget utfärdar två klasser av eget kapital: stamaktie och preferenslager. debenture stock n substantiv. Avser person, plats, sak, kvalitet etc. (finansiering: fast betalning) (kvivalent) skyldighet nf nom fminin. sutilise avec les articles la, l (devant une voyelle ou un muet), une. Ex. fille - nf På dira la fille ou une fille. Avec un nom fminin, ladjectif saccorde. En gnral, på grund av un pojkjektiv. Par exemple, på dira une petit e fille. fiskbestånd n substantiv. Avser person, plats, sak, kvalitet etc. (bouillon smaksatt med fisk) förtjust de poisson nm nom masculin. sutilise avec les articles le, l (devant une voyelle ou un muet), un. Ex. Garon - nm På dira le garon ou un garon. För att göra bra bouillabaisse börjar du med färsk fiskbestånd. fumet de poisson nm nom masculin. sutilise avec les articles le, l (devant une voyelle ou un muet), un. Ex. Garon - nm På dira le garon ou un garon. action de croissance nf nom fminin. sutilise avec les articles la, l (devant une voyelle ou un muet), une. Ex. fille - nf På dira la fille ou une fille. Avec un nom fminin, ladjectif saccorde. En gnral, på grund av un pojkjektiv. Par exemple, på dira une petit e fille. valeur davenir nf nom fminin. sutilise avec les articles la, l (devant une voyelle ou un muet), une. Ex. fille - nf På dira la fille ou une fille. Avec un nom fminin, ladjectif saccorde. En gnral, på grund av un pojkjektiv. Par exemple, på dira une petit e fille. I lager adj adjektiv. Beskriver ett substantiv eller pronomen - till exempel en lång tjej, en intressant bok, ett stort hus. (tillgänglig i reserv) en aktie, en magasin loc adj locution adjectivale. groupe de mots qui servent dadjectif. Se plats normalement aprs le nom et reste identique au pluriel Ex. ballon de football. des ballons de football tillgängliga adj adjectif. modifie un nom. Det är ett sätt att förbereda sig för att utföra en ny metod (t. ex. un ballon bleu, un e balle bleu e). En gnral, seule la forme au masculin singulier est donne. Häll före lemminin. på ajoute e (ex. petit petit e) och pour former le pluriel. på ajoute s (ex. petit petit s). Häll av formulär som är irriterande för fminin, cell-ci sont dones (ex. Irrgulier, irrgular irrgulier forme masculine, irrgular formfminin) Ring affären och fråga dem om de har den boken i lager. Dessa skor finns fortfarande på lager. Appelle le magasin et demande leur sils ont ce livre en lager. Ces chaussures sont toujours en stock. Appelle le magasin et demande le le si ce livre est disponible. Ces chaussures sont toujours disposonibles. soci par handlingar nf nom fminin. sutilise avec les articles la, l (devant une voyelle ou un muet), une. Ex. fille - nf På dira la fille ou une fille. Avec un nom fminin, ladjectif saccorde. En gnral, på grund av un pojkjektiv. Par exemple, på dira une petit e fille. behåll lager av sth v expr verbal expression. Fras med speciell betydelse som fungerar som verb - till exempel sätta huvudet ihop, komma till ett slut. figurativ (hålla reda på sth) suivre vtr verbe transitif. Verbe qui sutilise avec un complment dobjet direct (COD). Ex. J cris une lettre. Elle en retrouv son chatt. behåll lager av sth v expr verbal expression. Fras med speciell betydelse som fungerar som verb - till exempel sätta huvudet ihop, komma till ett slut. figurativ (hålla koll på sth) dresser linventaire loc v locution verbale. groupe de mots fonctionnant comme un verbe. Ex. faire rfrence skratta lager n substantiv. Avser person, plats, sak, kvalitet, etc. (föremål för andra nöjen) stiga nf nom fminin. sutilise avec les articles la, l (devant une voyelle ou un muet), une. Ex. fille - nf På dira la fille ou une fille. Avec un nom fminin, ladjectif saccorde. En gnral, på grund av un pojkjektiv. Par exemple, på dira une petit e fille. lås lager och fat adv adverb. Beskriver ett verb, adjektiv, adverb eller klausul - till exempel, kom snabbt, mycket sällsynt, händer nu, fall ned. figurativ, informell (helt) dans sa totalit loc adv locution adverbiale. groupe de mots qui servent dadverbe. Toujours oföränderlig. Ex. avec souplesse sans undantag loc adv locution adverbiale. groupe de mots qui servent dadverbe. Toujours oföränderlig. Ex. avec souplesse Bourse de New York nf nom fminin. sutilise avec les articles la, l (devant une voyelle ou un muet), une. Ex. fille - nf På dira la fille ou une fille. Avec un nom fminin, ladjectif saccorde. En gnral, på grund av un pojkjektiv. Par exemple, på dira une petit e fille. lager disponibel nm nom masculin. sutilise avec les articles le, l (devant une voyelle ou un muet), un. Ex. Garon - nm På dira le garon ou un garon. lager suivi nm nom maskulin. sutilise avec les articles le, l (devant une voyelle ou un muet), un. Ex. Garon - nm På dira le garon ou un garon. Slut i lager adj adjektiv. Beskriver ett substantiv eller pronomen - till exempel en lång tjej, en intressant bok, ett stort hus. (inte för närvarande i leverans) en rupture de stock loc adj locution adjectivale. groupe de mots qui servent dadjectif. Se plats normalement aprs le nom et reste identique au pluriel Ex. ballon de football. des ballons de football Tyvärr, den CD du vill ha är för tillfället slut i lager. Cette frasen n39est pas une traduction de la phrase original. Une semaine aprs sa parution, le livre tait dj en rupture de stock. obisponible adj adjectif. modifie un nom. Det är ett sätt att förbereda sig för att utföra en ny metod (t. ex. un ballon bleu, un e balle bleu e). En gnral, seule la forme au masculin singulier est donne. Häll före lemminin. på ajoute e (ex. petit petit e) och pour former le pluriel. på ajoute s (ex. petit petit s). Häll av formar som är irriterande för fminin, celles-ci sont dones (ex. Irrgulier, irrgular irrgulier forme masculine, irrgular formfminin) Cette fras n39est pas une traduction de la phrase original. Ce produit är obestridlig hälla linstant. puis adj adjectif. modifie un nom. Det är ett sätt att förbereda sig för att utföra en ny metod (t. ex. un ballon bleu, un e balle bleu e). En gnral, seule la forme au masculin singulier est donne. Häll före lemminin. på ajoute e (ex. petit petit e) och pour former le pluriel. på ajoute s (ex. petit petit s). Häll av formar som är irriterande för fminin, celles-ci sont dones (ex. Irrgulier, irrgular irrgulier forme masculine, irrgular formfminin) Cette fras n39est pas une traduction de la phrase original. Du beklagar dig, du är medveten om att du är värd. parvärde stock n substantiv. Avser person, plats, sak, kvalitet, etc. (finansiering: angivet värde av aktier) (Finans) valeur nominale des actions nf nom fminin. sutilise avec les articles la, l (devant une voyelle ou un muet), une. Ex. fille - nf På dira la fille ou une fille. Avec un nom fminin, ladjectif saccorde. En gnral, på grund av un pojkjektiv. Par exemple, på dira une petit e fille. deltagande föredragna aktier, deltagande föredragna aktier n substantiv. Hänvisar till person, plats, sak, kvalitet etc. (verksamhet: med särskild utdelning) handlingar privilgies participantes nfpl nom fminin pluriel. sutilise avec larticle dfini les. Ex. algues penny stock n substantiv. Avser person, plats, sak, kvalitet etc. USA (aktieförsäljning för mindre än 1 dollar per aktie) action cote en cent nf nom fminin. sutilise avec les articles la, l (devant une voyelle ou un muet), une. Ex. fille - nf På dira la fille ou une fille. Avec un nom fminin, ladjectif saccorde. En gnral, på grund av un pojkjektiv. Par exemple, på dira une petit e fille. Bob fokuserade på att sälja örebestånd till rika investerare. SEBI hade utsett en kommitté för bolagsstyrning under ordförandeskapet Shri N. R. Narayana Murthy. Baserat på kommitténs rekommendationer och mottagna synpunkter gjordes vissa ändringar i klausul 49 i noteringsavtalet, vide circular daterad den 26 augusti 2003. SEBI sammankallade ett annat möte i Narayana Murthy-utskottet för bolagsstyrning sammankallas den 17 november, 2003 för överläggning av förslag och representationer mottagna efter utfärdandet av ovannämnda cirkulär. Utskottet har sedan dess lagt fram sin rapport till SEBI. Rapporten föreslår vissa ändringar i den reviderade klausulen 49 som utfärdades vide circular daterad 26 augusti 2003. Rapporten återges nedan för att söka offentliga kommentarer. Frågor enligt klausul 49 och förslag till ändringar Fråga 1 Definition av oberoende ledare Befintligt språk Förklaring i) e) Klausul IA Förklaring i: I denna klausul avses med uttrycket oberoende ledamot bolagsledningsledare vem: a.9apart från mottagande av styrelsearvoden, har inga väsentliga ekonomiska förhållanden eller transaktioner med företaget, dess initiativtagare, dess ledande befattningshavare eller dess holdingbolag, dess dotterbolag och intresseföretag b.9 är inte relaterade till projektledare eller ledning vid styrelse eller på en nivå under styrelsen c.9 har inte varit verkställande direktör i företaget under de närmast föregående tre räkenskapsåren d.9 är inte en partner eller en verkställande direktör i det lagstadgade revisionsföretaget eller det interna revisionsföretag som är associerat med företag, och har inte varit en partner eller en verkställande direktör för något sådant företag under de senaste tre åren. Detta gäller också för juridiska företag och konsultföretag som har en väsentlig förening med företaget. e.9 är inte leverantör, tjänsteleverantör eller kund hos företaget. Detta borde innefatta förhållandena mellan uthyraren och hyresgästen och f.9 är inte en väsentlig aktieägare i bolaget, dvs att äga två procent eller mer av röstberättigade aktier. Förklaring (i) (e) begränsar varje leverantör, tjänsteleverantör eller kund hos företaget att vara oberoende styrelseledamot i bolagets styrelse. Denna klausul bör helst endast bära personer som är materialleverantörer, tjänsteleverantörer eller kunder och inte utöka det till alla leverantörer, tjänsteleverantörer eller kunder. Denna uppfattning stöds ytterligare av det faktum att förklaring (i) (a) inte diskvalificerar en icke-verkställande direktör som har ett immateriellt ekonomiskt förhållande eller en transaktion med företaget, dess initiativtagare, dess ledande befattningshavare eller dess holdingbolag, dess dotterbolag och intresseföretag från att fungera som en oberoende ledare. Det föreslås därför att ordet quotmaterialquot läggs in före leverantören, i förklaring i i till punkt I. A. Ändrat språk Förklaring (i) (e) till klausul IA Förklaring (i): I denna klausul avses med uttrycket oberoende ledamot den icke-verkställande direktören för företaget som: a.9apart från ersättning till styrelseledamöter, inte har enligt styrelsens åsikt eventuella väsentliga ekonomiska förhållanden eller transaktioner med bolaget, dess initiativtagare, dess ledande befattningshavare eller dess holdingbolag, dess dotterbolag och intresseföretag som enligt styrelsens bedömning kan påverka oberoende av direktörens dom b .9 är inte relaterad till projektledare eller ledning på styrelsens nivå eller på en nivå under styrelsen c.9 har inte varit verkställande direktör i företaget under de närmast föregående tre räkenskapsåren d.9 inte är en partner eller verkställande direktör i det lagstadgade revisionsbolaget eller det interna revisionsföretaget som är associerat med företaget, och har inte varit en partner eller en verkställande direktör för något sådant företag under de senaste tre åren. Detta gäller också för juridiska företag och konsultföretag som har en väsentlig förening med företaget. e.9 är enligt styrelsens uppfattning inte en väsentlig leverantör, tjänsteleverantör eller kund hos företaget, vilket enligt styrelsens bedömning kan påverka oberoende av dom av styrkvoten. Detta borde innefatta förhållandena mellan uthyraren och hyresgästen och f.9 är inte en väsentlig aktieägare i bolaget, dvs att äga två procent eller mer av röstberättigade aktier. I denna klausul avses med associerat bolag ett bolag som är en kvoteringskvot enligt definitionen i redovisningsstandard (AS) 23, redovisning för andelar i intresseföretag i koncernredovisningskvot, utfärdad av institutet för statsautoriserade revisorer i Indien. har den innebörd som föreskrivs i förklaringen till klausul VII (E).quotRelativequot betyder kvoteringskvot enligt definitionen i 2 § 41 och aktiebolagslagen 1956.Issue 2 Definition av oberoende direktör quotInstitutional directorsquot Befintlig språk Förklaring (ii) ) till klausul IA, förklaring ii. Institutionella styrelseledamöter i bolagsstämmorna ska betraktas som oberoende styrelseledamöter om institutionen är en investeringsinstitution eller ett låneinstitut. Förklaringen gör det inte klart att även en institutionell chef måste för att kunna anses vara oberoende uppfylla de test som anges i klausulerna a-f. Det är också nödvändigt att klargöra att institutionella direktörer har samma rättigheter, uppgifter och ansvar som någon annan styrelseledamot. Reviderat språk Förklaring (ii) till klausul IA Det ska inte vara nominerade direktörer. Om en institution önskar utse en styrelseledamot i styrelsen ska en sådan utnämning göras av aktieägarna. En institutionell chef i bolagsstyrelsen ska anses vara en oberoende ledare om han inte uppfyller kraven i något av klausulerna (a ) till f) som anges ovan. En institutionell chef ska ha samma rättigheter, uppgifter och ansvar som övriga styrelseledamöter och enligt bolagslagen, 1956 och noteringsföreskrifterna. Regeringens regering om offentliga företag ska vara likväl valdes9 och ska omfattas av samma ansvar och skulder som andra styrelseledamöter. Utgåva 3 Ersättning till icke-verkställande direktörer Befintliga språk Klausuler IB (i), IB (ii) och IC (ii) Klausul IB (i) All ersättning till icke-verkställande direktörer ska fastställas av styrelsen och godkänd av aktieägare i bolagsstämman. Gränser ska fastställas för det maximala antal optioner som kan beviljas till ledande befattningshavare i något räkenskapsår och totalt. De teckningsoptioner som beviljas de icke-verkställande direktörerna ska bestå efter en period om minst ett år från det att sådana icke-verkställande direktörer har gått i pension från bolagets styrelse. Klausulerna IB (ii) och IC (ii) Övervägandena beträffande ersättning till en oberoende direktör ska vara desamma som de som tillämpas på en icke-verkställande direktör. Det rekommenderas att en förtydligande läggs till för att ange att icke-verkställande direktörer ingår oberoende direktör. Detta kommer att säkerställa tydlighet i utarbetandet. Som ett resultat av detta blir klausulerna I. B (ii) och IC (ii) överflödiga och bör utgå. Ändrade språkklausuler IB (i), IB (ii) och IC (ii) 49 IB (i) All ersättning till icke-verkställande direktörer, inklusive oberoende styrelseledamöter, ska fastställas av styrelsen och skall godkännas av aktieägarna i stämman. Gränser ska fastställas för det maximala antalet optioner som kan beviljas till ledande befattningshavare, inklusive oberoende styrelseledamöter, under ett räkenskapsår och totalt. De optioner som beviljas de icke-verkställande direktörerna, inklusive oberoende styrelseledamöter, ska bestå efter en period av minst ett år från dagen för tilldelning av optionsoptionerna. Detta krav ska tillämpas prospektivt på alla nya optionsrätter som gjorts efter det att detta cirkulär har trätt i kraft. Ta bort klausulerna IB (ii) och IC (ii) Utgåva 4 Oberoende direktörs befintliga existerande språk Klausul IC (i) IC (i) 9Onhörig direktör ska dock regelbundet granska lagstadgade rapporter om överensstämmelse som utarbetats av bolaget samt åtgärder som företaget vidtagit bota någon smärta. Vid eventuella förfaranden mot en oberoende direktör i samband med företagets angelägenheter, ska försvar inte tillåtas med motiveringen att den oberoende ledaren inte var medveten om detta ansvar. Styrelsen som helhet borde ha ansvaret för att regelbundet granska lagstadgade rapporter som utarbetats av företaget samt de åtgärder som vidtagits för att bota eventuella fall av bristande efterlevnad. En direktör är en tjänsteman i bolaget och termen quotofficer som är i defaultquot har redan definierats i avsnitt 2 31 och 5 aktiebolagslagen 1956. Det är därför inte nödvändigt att göra ytterligare bestämmelser i detta avseende och Andra meningen i klausul I C (i) kan utgå. Reviderat språk Klausul I. C (i) 49 I C (i) 9 Styrelsen ska regelbundet granska lagstadgade rapporter som utarbetats av bolaget samt åtgärder som företaget vidtagit för att bota fall av bristande överensstämmelse. Utgåva 5 Ändring av styrprocedurer Befintligt språk Klausul I. D iii) I. D iii) 9För ytterligare de tre utskotten, dvs. Revisionsutskottet, granskningskommitténs aktieägare och ersättningskommittén ska beaktas för detta ändamål. Det finns för närvarande ett brist på oberoende styrelseledamöter. I aktiebolagslagen, 1956 föreskrivs i avsnitt 277 att en person inte kan inneha mer än 15 styrelseledamöter och i avsnitt 278 föreskrivs att ledamöter som suppleant bör uteslutas vid bedömningen av gränsen, medan klausulen begränsar utskottets medlemskap till 10. Därför är oberoende ledamöter som annars skulle vara villig att tjäna på sådana kommittéer kan inte göra det. Det är inte obligatoriskt att bilda en ersättningskommitté och det möts endast ibland. Det föreslås därför att endast granskningskommittén och granskningskommittén för aktieägarna ska räknas med i beräkningen av gränsen. Reviderat språk Klausul I. D (iii) I. D (iii) 9För ytterligare två utskott viz. Revisionsutskottet och granskningskommitténs aktieägare ska beaktas för detta ändamål. Utgåva 6 Anställningsperiod för icke-verkställande direktörer Befintliga språk Klausul IF (i) IF (i) 9Person ska vara berättigad till icke-verkställande direktörs kontor så länge som mandatperioden inte översteg nio år i tre termer av tre år var och en, löper kontinuerligt. Det befintliga språket i klausul I. F (i) skulle kräva att ingen direktör som inte är heltid kan fortsätta som styrelseledamot utöver en period på tre på varandra följande villkor om tre år vardera, dvs. totalt nio år. Detta kan skapa praktiska problem eftersom det kan hindra projektansvariga och direktörer att skydda sina intressen från att fortsätta på styrelsen, även när promotorns investeringar i företaget fortsätter. Det kan också hindra fortsättning i styrelsen för andra individer, som kan vara ett betydande bidrag som styrelseledamot och vars fortsättning i styrelsen kan vara i bolagets intresse. Det kan emellertid argumenteras att en lång association med bolaget kan uppfattas som en försämring av en regissörs oberoende. Det kan därför föreskrivas att om en person fortsätter i styrelsen utöver den föreskrivna nioårsperioden, skall han inte längre anses vara en oberoende ledare. Det är också nödvändigt att denna bestämmelse göras prospektiv, dvs. den ska gälla för en period av nio år totalt, en sådan period att påbörja på eller efter det datum då den ändrade klausulen 49 träder i kraft. Det är därför nödvändigt att denna klausul ändras på följande sätt: Ändrad språkbestämmelse IF (i) IF (i) 9A-direktör anses endast vara en oberoende ledamot, så länge som hans tjänstgöring i styrelsen inte överstiger, en period om nio år, en sådan period som ska betraktas som påbörjad på eller efter det datum då detta cirkulär träder i kraft eller dagen för hans första utnämning som direktör, vilken tidpunkt som helst senare. Efter utgången av nämnda period kan regissören fortsätta att vara styrelseledamot och vara berättigad till omval vid utgången av hans mandatperiod, men han ska inte anses vara en oberoende ledamot. Utgåva 7 Krav relaterade till revisionsutskott Befintliga språk Klausul II. A iv) II. A iv) 9 Ordföranden ska vara närvarande vid årsstämma för att svara på aktieägarnas frågor. Det kan inte vara praktiskt att revisionsutskottets ordförande är närvarande på alla årsstämmor för att besvara aktieägarnas frågor på grund av olika skäl, inklusive resor, sjukdom mm rekommenderas därför att i hans frånvaro kan en annan ledamot i revisionsutskottet, som är en oberoende ledamot, vara närvarande för att svara aktieägarnas frågor . Reviderat språk Klausul II. A (iv) II. A (iv) 9 Revisionsutskottets ordförande, eller i hans frånvaro, en utsedd ledamot i revisionsutskottet som är en oberoende ledamot ska vara närvarande vid årsstämman för att svara på aktieägarnas frågor Utgåva 8 Revisionsutskottets möte Klausul II. B II. B9 Revisionsutskottet ska sammanträda minst tre gånger per år. Ett möte skall hållas före avslutningen av årsredovisningen och var sjätte månad. Kvorumet ska vara antingen två ledamöter eller en tredjedel av revisionsutskottets medlemmar, beroende på vilket som är högre och minst två oberoende ledamöter. Klausul II. D (i) kräver att revisionsutskottet ska ha tillsyn över upplysningen av finansiell information. Ett börsnoterat företag är skyldigt att offentliggöra kvartalsvisa finansiella resultat och årsredovisning. Det är därför nödvändigt att revisionsutskottet träffas minst fyra gånger om året. II. B9 Revisionsutskottet bör sammanträda minst fyra gånger om ett år och högst fyra månader ska gå mellan två möten. Kvorumet skall vara antingen två ledamöter eller en tredjedel av revisionsutskottets medlemmar, beroende på vilket som är större, men det bör finnas minst två oberoende ledamöter närvarande. Utgåva 9 Revisionsutskottets roll Befintliga språk Klausul II. D. i) Revisionsutskottets roll ska innehålla följande: Övervakning av bolagets finansiella rapporteringsprocess och offentliggörande av finansiell information för att säkerställa att bokslutet är korrekt, tillräcklig och trovärdig. Rekommendation av utnämning och avlägsnande av extern revisor, fastställande av revisionsavgift samt godkännande för betalning för andra tjänster. Övervakning med ledningen årsredovisningen före inlämning till styrelsen, med inriktning främst på Alla förändringar i redovisningsprinciper och praxis. Stora redovisningsprinciper baserade på utövande av dom av ledning. Kvalifikationer i utkast till revisionsberättelse. Signifikanta justeringar som följer av revisionen. Fortsatt omsättning i enlighet med redovisningsstandard med börs och juridiska krav avseende finansiella rapporter. Samtliga transaktioner med närstående. Genomgång med ledningen, extern och intern revisorer, ade överensstämmelse med internrevisionssystemens granskning. Tillfredsställelsen av internrevisionsfunktionen, inklusive strukturen för den interna revisionsavdelningen, personal och anställning av den officiella rubriken avdelningen, rapporteringsstrukturens täckning och frekvensen av internrevisionen. Diskussion med interna revisorer om några viktiga resultat och följa upp det. Att granska resultaten av interna revisorers interna undersökningar i frågor som misstänks bedrägeri eller oegentligheter eller ett fel i interna kontrollsystem av materiell natur och rapportera ärendet till styrelsen. Diskussion med externa revisorer före revision inleds om granskningens art och omfattning samt diskussion efter granskning för att fastställa eventuella problemområden. Granskning av bolagets finans - och riskhanteringspolicy. För att undersöka orsakerna till väsentliga försummelser i betalningen till insättare, förlagsinnehavare, aktieägare (vid utebliven betalning av deklarerade utdelningar) och borgenärer. Planering (i ): Termen närstående transaktioner ska ha samma innebörd som redovisas i Redovisningsstandard 18, Transaktioner med närstående, utfärdad av Indiens Institut för Chartered Accountants. Förklaring (ii): Om bolaget har inrättat en revisionskommitté enligt aktiebolagslagen, är bolaget överens om att revisionsutskottet ska ha sådana ytterligare funktioner som anges i noteringsavtalet. Enligt aktiebolagslagen § 217 (2AA), 1956, att styrelsens rapport bör innehålla en ansvarsförklaring för ledamöter som täcker många av de punkter som omfattas av denna paragraf. För att säkerställa konsistens är det nödvändigt att omformulera några av klausulerna. Reviderat språk Klausul II. D. i) Revisionsutskottets roll ska innehålla följande: Övervakning av bolagets finansiella rapporteringsprocess och offentliggörande av finansiell information för att säkerställa att finansieringsöversikten är korrekt, tillräcklig och trovärdig. Rekommendationen till Styrelsen, utnämningen, omnämningen och om så krävs ersättning eller borttagande av den externa revisorn och fastställande av revisionsavgifter. Tillämpning av betalning till externa revisorer för alla andra tjänster utförda av de externa revisorerna. Att granska ledningen, årsredovisningen före inlämning till styrelsen för godkännande, med särskild hänvisning till: Ärenden som krävs för att ingå i styrelsens ansvarsförklaring som ska ingå i styrelsens rapport i enlighet med paragraf 2AA i aktiebolagslagen § 217, 1956, om någon, i redovisningsprinciper och praxis och skäl till samma stora bokföringsposter med uppskattningar baserade på utövande av dom av ledningSevärda justeringar i bokslutet som uppkommer på grund av granskningsfaktaKomplettering av notering och övriga lagkrav avseende finansiella rapporterLäggande av transaktioner med närstående parterKvalifikationer i utkastet till revisionsberättelse. Rediktning med kvartalsredovisningen för styrelsen inför godkännande , med ledningen, externa och interna revisorer, de interna kontrollsystemens tillräcklighet. Att granska huruvida den interna revisionsfunktionen är tillräcklig, inklusive strukturen för den interna revisionsavdelningen, personal och anställningstid i den officiella rubriken avdelningen, rapporteringsstrukturens täckning och frekvens av internrevision. Diskussion med interna revisorer om eventuella signifikanta resultat och uppföljning därpå. Att granska resultaten av internrevisorernas interna utredningar i frågor som misstänks bedrägerier eller oegentligheter eller ett fel i internkontrollsystem av väsentlig karaktär och rapportera ärendet till styrelsen. Diskussion med externa revisorer innan revisionen inleds om granskningens art och omfattning samt diskussion efter granskning för att fastställa eventuella problemområden. Granskning av bolagets finans - och riskhanteringspolicy. Att undersöka orsakerna till väsentliga försummelser i betalning till insättare, förlagsinnehavare, aktieägare (vid utebliven betalning av deklarerade utdelningar) och fordringsägare. Planering (i): Termen transaktioner med närstående parter ska ha samma innebörd som redovisas i Redovisningsstandard 18, Related Party Transactions, utfärdat av Institute of Chartered Accountants of India. Förklaring (ii): Om bolaget har inrättat en revisionskommitté enligt aktiebolagslagen, är bolaget överens om att revisionsutskottet ska ha sådana ytterligare funktioner som anges i noteringsavtalet. Klausul II. E.5 blir överflödig och bör därför raderas. Utgåva 10 Översyn av informationen från revisionsutskottet Befintligt språk Klausul II. E (E) Granskning av information från revisionsutskottet (i) Revisionsutskottet ska obligatoriskt granska följande uppgifter: Årsredovisning och förslag till revisionsberättelse, inklusive kvartalsvis halvårsfinansiell information diskussion och analys av finansiell situation och resultat av verksamhetenReport om överensstämmelse med lagar och riskhanteringHantering bokstäver brev av intern kontroll svagheter utfärdade av lagstadgade internrevisorer ochRecords av närstående transaktionerAnnons, avlägsnande och villkor för ersättning till chefsintern revisor ska vara föremål för granskas av revisionsutskottetKravet i avsnitt 1 omfattas redan av klausul ID och bör utgå. Det är inte praktiskt att förvänta sig revisionsutskott att granska register över transaktioner med närstående. Det bör vara tillräckligt om ledningen ställer inför revisionsutskottet för granskning, en redogörelse för väsentliga transaktioner med närstående parter och ger detaljer om transaktioner med närstående som inte har någon vapenlängd med anledningar till samma. Klausul VII föreskriver att riskhanteringsförfarandena bör granskas av styrelsen. Därför behöver revisionsutskottet inte heller utföra denna granskning. Reviderat språk Klausul II. E II (E) Granskning av information från revisionsutskottet (i) Revisionsutskottet ska omgående granska följande uppgifter: Ledningsdiskussion och analys av finansiell status och resultat av verksamhetenStatus av betydande transaktioner med närstående (enligt definitionen i revisionsutskott) som lämnats av ledningen Förvaltningsberättelser brev av internkontroll svagheter utfärdade av de externa revisorernaInterna revisionsrapporter om internkontroll svagheter och Utnämning, avlägsnande och villkor för ersättning till chefsintern revisor ska granskas av revisionsutskottet. Issue 11 Revisionsrapporter och kvalifikationer Befintliga språk Klausul III. A A.9Beskrivning av redovisningsbehandling Om det har följt en annan behandling än vad som föreskrivs i redovisningsstandarder ska ledningen motivera varför de anser att sådan alternativ behandling är mer representativ för de understrukna affärstransaktionerna. Ledningen ska också tydligt förklara den alternativa redovisningsrörelsen i fotnotet till bokslutet. Om en redovisningsstandard inte följs ska revisoren avslöja detta och kvalificera sin rapport. Det som föreslås är dessutom att ledningen ska ge en förklaring i en notering till bokslutet om att en redovisningsstandard inte följs och orsaken till avgången. Språket i klausulen leder inte till detta. Eftersom det här handlar om offentliggörande, skulle det vara lämpligare att stryka denna klausul och inkludera en ändrad klausul enligt paragraf VII som underkategori (AA) Reviderad språkklausul VII. AA AA.9Beskrivning av redovisningsbehandling Var i samband med utarbetandet av finansiella uttalanden, en annan behandling än den som föreskrivs i en redovisningsstandard har följts, faktumet ska redovisas i bokslutet tillsammans med förvaltningsförklaringen till varför den anser att sådan alternativ behandling är mer representativ för den rättvisa uppfattningen av understrykt affärstransaktion. Issue 12 Whistle Blower Policy Befintliga språk Klausul IV. A (A) Intern politik om tillgång till revisionsutskott: Personal som observerar en oetisk eller otillbörlig praxis (inte nödvändigtvis en lagöverträdelse) ska kunna närma sig revisionsutskottet utan att nödvändigtvis informera dem om övervakningsföretag ska vidta åtgärder för att säkerställa att denna rätt till åtkomst meddelas alla anställda genom interna cirkulär osv. Bolagets anställnings - och andra personalpolicyer ska innehålla bestämmelser som skyddar flöjtblåsare från orättvis uppsägning och andra orättvisa skadliga anställningsförfaranden ska årligen bekräfta att den inte har nekat någon personalåtkomst till företagets revisionsutskott (med avseende på ärenden om påstådd oegentligheter) och att den har beviljat skydd för att vissla blåsare från orättvist uppsägning och andra orättvisa eller skadliga anställningsformer. En sådan bekräftelse ska utgöra en en del av styrelsens rapport om bolagsstyrning att jag s krävs för att förberedas och lämnas tillsammans med årsredovisningen. Utnämningen, avlägsnandet och ersättningsvillkoren för den centrala internrevisorn ska granskas av revisionsutskottet. Syftet med denna klausul är att ledningen skapar en mekanism för anställda att rapportera oro om oetiskt beteende, faktiskt eller misstänkt bedrägeri eller kränkning av företagets uppförandekod eller etik policy. De exakta detaljerna för en sådan mekanism bör överlåtas till varje företag genom styrelsen att besluta men förekomsten och genomförandet måste granskas av revisionsutskottet. Mekanismen måste ha adekvata bestämmelser för att säkerställa att det inte föreligger någon offer för de anställda som utnyttjar detta förfarande. Klausulen kan omformuleras i enlighet med detta. Reviderat språk Klausul IV. A Företaget ska upprätta en mekanism för anställda att rapportera till ledningens oro om oetiskt beteende, faktiskt eller misstänkt bedrägeri eller kränkning av bolagets uppförandekod eller etiska policy. Mekanismen måste tillhandahålla lämpliga skyddsåtgärder mot viktimisering av anställda som utnyttjar mekanismen. Mekanismen måste också ge, där ledande befattningshavare är inblandad, direkt tillgång till revisionsutskottets ordförande. Mekanisternas existens måste meddelas på lämpligt sätt inom organisationen. Revisionsutskottet måste periodiskt granska existensen och funktionen av mekanismen. Issue 13 Uppsägning av redundantklausul om internrevision Befintligt språk Klausul IV. A (v) IV. A (v) 9Användande, avhämtning och villkor för ersättning till chefsintern revisor ska granskas av Revisionskommitté. Klausul IV. A v) Att behandla revisionsutskottets granskning av utnämningen, avlägsnandet och ersättningsvillkoren för chefen för internrevisoren bör utgå eftersom det här är en upprepning av punkt II. E.6 i klausul 49. Detta säkerställer frånvaro av redundant språk. Reviderat språk Klausul IV. A (v) Klausul IV. A (v) ska strykas. Utgåva 14 Dotterbolag Befintligt språk Klausul V i.9 Bolaget är överens om att bestämmelser avseende bolagsstyrelsens sammansättning ska gälla för styrelsens sammansättning av dotterbolag ii.9At minst en oberoende direktör i styrelsen i holdingbolaget ska vara styrelseledamot i dotterbolagets styrelse. iii.9 Holdningsbolags revisionsutskott ska också granska bokslutet, särskilt de investeringar som görs av dotterbolaget. iv.9De protokoll från styrelsemötena i dotterbolaget ska ställas inför granskning på styrelsemöte i holdingbolaget. v.9Erhållandebolagsstyrelsens rapport bör ange att de också har granskat dotterbolagets angelägenheter. Det har påpekats att genomförandet av denna klausul kan skapa följande praktiska svårigheter: Dotterbolag är ofta av liten storlek och det kan vara för tungt om alla bestämmelser om styrelsens sammansättning som gäller för ett holdingbolag tillämpas på varje dotterbolag. Det kan också vara svårt att tillämpa denna klausul i joint ventures när styrelsens sammansättning kan bestämmas av joint venture-avtalet. Om det finns ett stort antal dotterbolag kan oberoende styrelseledamöter i moderbolagets styrelse inte vara villiga att bli styrelseledamöter i styrelsen för ett dotterbolag, i synnerhet när en sådan direktör ingår i antalet styrelsearbete som det tak som föreskrivs enligt aktiebolagslagen 1956 gäller. Det kan vara mycket dyrt för ett företag om den oberoende regissören är skyldig att delta i styrelsemöten i utländska dotterbolag. Samtidigt måste det uppskattas att avsiktet med att formulera denna klausul var behovet av att styrelsen i holdingbolaget ska ha en viss självständig koppling till dotterbolagets styrelse och tillhandahålla nödvändig tillsyn. Det föreslås därför att klausulen kan revideras enligt följande: Bestämmelserna i underklausul ii, som föreskriver att minst en oberoende direktör i holdingbolaget ska vara en direktör för dotterbolaget ska endast tillämpas på materiella indiska dotterbolag dvs. dotterbolag vars omsättning eller nettovärde under det föregående året överstiger 20 procent av koncernens omsättning eller koncernens nettovärde, av holdingbolaget och dess dotterbolag. Det bör vara en skyldighet för ledningen att uppmärksamma innehavsbolagets styrelse betydande transaktioner och arrangemang som ingåtts av dotterbolagen. För detta ändamål avses med en betydande transaktion och arrangemangskvot varje enskild transaktion eller överenskommelse som överstiger eller sannolikt kommer att överstiga 10 av de totala intäkterna eller totala kostnaderna eller totala tillgångarna eller totala skulderna i bolaget, i förekommande fall, i det föregående år. Klagomål V (v) som hänför sig till en redogörelse för ombudet av ett dotterbolags granskning av moderbolagets styrelse bör utgå eftersom det är överflödigt. Denna aspekt omfattas redan av klausulerna V iii och V iv. Reviderat språk Klausul V i.9Att minst en oberoende styrelseledamot i styrelsen i holdingbolaget ska vara styrelseledamot i styrelsen för ett materialt icke-noterat indiskt dotterbolag. ii.9 Revisionsutskottet i det noterade holdingbolaget ska även granska bokslutet, i synnerhet de investeringar som gjorts av det onoterade dotterbolaget. Protokollet från det noterade dotterbolags styrelsemöten skall placeras på styrelsemöte i det noterade holdingbolaget. Förvaltningen bör regelbundet uppmärksamma styrelsen för det noterade holdingbolaget, en redovisning av alla väsentliga transaktioner och arrangemang som ingåtts av det onoterade dotterbolaget. Utveckling (i): Termen "citationstecken" ett onoterat dotterbolag som är införlivat i Indien, vars omsättning eller nettoförmögenhet (dvs. upplagt kapital och fria reserver) under föregående räkenskapsår överstiger 20 procent av koncernens omsättning eller nettoförmögenhet av det noterade holdingbolaget och dess dotterbolag i det föregående budgetåret räkenskapsår. Förklaring (ii): Termen kortsiktig transaktion eller arrangemangskvot innebär varje enskild transaktion eller överenskommelse som överstiger eller sannolikt kommer att överstiga 10 av de totala intäkterna eller totala kostnaderna eller totala tillgångarna eller totala skulderna, i förekommande fall, av det onoterade materialet dotterbolag för det föregående budgetåret. Explanation (iii): Where a listed holding company has a listed subsidiary company which is itself a holding company, the above provisions shall apply to the listed subsidiary insofar as its subsidiaries are concerned. Issue 15 Disclosure of contingent liabilities Existing language Clause VI VI(i)9The company agrees that management shall provide a clear description in plain English of each material contingent liability and its risks, which shall be accompanied by the auditors clearly worded comments on the managements view. This section shall be highlighted in the significant accounting policies and notes on accounts, as well as, in the auditors report, where necessary. The disclosure of contingent liabilities is already required under Schedule VI to the Companies Act, 1956. It is also impractical for auditors to comment on managements views and any such viewcomment may be construed as an admission of the liability, which may be detrimental to the interests of the shareholders. It is therefore suggested that this clause be deleted. Revised language Clause VI Delete clause VI(i) in its entirety. Issue 16 Basis of related party transactions Existing language Clause VII. A(i) VII. A(i)9A statement of all transactions with related parties including their basis shall be placed before the Audit Committee for formal approvalratification. If any transaction is not on an arms length basis, management shall provide an explanation to the Audit Committee justifying the same. It may be cumbersome and unnecessary for the audit committee to review all transactions with related parties which are in the ordinary course of business. It should therefore be sufficient if these transactions are placed periodically in a summary form before the audit committee. It is however necessary that material individual transactions which are not in the normal course of business are placed before the audit committee. It is also necessary that management identify and place before the audit committee, material individual transactions, whether in the normal course of business or otherwise, with related parties or others which are not on an arms length basis, together with a justification for the same. Revised language Clause VII. A(i) VII. A(i)9A statement in summary form of transactions with related parties in the ordinary course of business shall be placed periodically before the audit committee. (ii)9Material individual transactions with related parties which are not in the normal course of business shall be placed before the audit committee. (iii)9Material individual transactions with related parties or others which are not on an arms length basis should be placed before the audit committee, together with Managements justification for the same. Issue 17 Board disclosures risk management Existing language Clause VII. B(i) VII. B(i) Management shall place a report certified by the compliance officer of the company, before the entire Board of Directors every quarter documenting the business risks faced by the company, measures to address and minimize such risks, and any limitations to the risk taking capacity of the corporation. This document shall be formally approved by the Board. The compliance officer of a company may not be the right person to attestcertify disclosure of the business risks faced by a company. It is recommended that this requirement be deleted. Revised language Clause VII. B(i) Delete clause VII. B(i) in its entirety. Issue 18 Proceeds from Initial Public Offering (IPO) Existing language Clause VII. C(i) VII. C(i) When money is raised through an Initial Public Offering (IPO) it shall disclose to the Audit Committee, the uses applications of funds by major category (capital expenditure, sales and marketing, working capital, etc), on a quarterly basis as a part of their quarterly declaration of financial results. Further, on an annual basis, the company shall prepare a statement of funds utilized for purposes other than those stated in the offer documentprospectus. This statement shall be certified by the independent auditors of the company. The audit committee shall make appropriate recommendations to the Board to take up steps in this matter. The current language in clause 49 requires companies to disclose use of IPO proceeds without specifying any time limitation. It is recommended that clause 49 be amended to ensure this disclosure is required only till funds are spent. There is no reason why this provision should apply only to an IPO and not be made applicable to all public offerings. Further, funds utilised for purposes other than that for which they were raised should be placed before the audit committee. Revised language Clause VII. C(i) When money is raised through an issue to public (including public issues, rights issues), it shall disclose to the Audit Committee, the uses applications of funds by major category (capital expenditure, sales and marketing, working capital, etc), on a quarterly basis as a part of their quarterly declaration of financial results. Further, on an annual basis, the company shall prepare a statement of funds utilized for purposes other than those stated in the offer documentprospectus and place it before the audit committee. Such disclosure shall be made only till such time that the full money raised through the issue has been fully spent. This statement shall be certified by the statutory auditors of the company. The audit committee shall make appropriate recommendations to the Board to take up steps in this matter. Issue 19 Remuneration of directors Existing language Clause VII. D(ii)(a) VII. D(ii)(a)9All elements of remuneration package of all the directors, i. e. salary, benefits, bonuses, stock options, pension etc. It is recommended that the disclosure of remuneration provided to directors should be aggregated by major category and disclosed. This will facilitate a robust disclosure of directors remuneration. Revised language Clause VII. D(ii)(a) VII. D(ii)(a)9All elements of remuneration package of individual directors , summarized under major groups, such as salary, benefits, bonuses, stock options, pension etc. Issue 20 Management Existing language Clause VII. E(i) VIII. E(i) Management shall make disclosures to the board relating to all material financial and commercial transactions, where they have personal interest, that may have a potential conflict with the interest of the company at large (for e. g. dealing in company shares, commercial dealings with bodies, which have shareholding of management and their relatives etc.) Clause VII. E requires management to disclose to the board details of transactions where they have personal interests. It is recommended to change quotManagementquot to quotSenior managementquot as follows, to make the language tighter and more precise. Revised language Clause VII. E(i) VII. E(i) Senior management shall make disclosures to the board relating to all material financial and commercial transactions, where they have personal interest, that may have a potential conflict with the interest of the company at large (for e. g. dealing in company shares, commercial dealings with bodies, which have shareholding of management and their relatives etc.) Explanation: For this purpose, the term senior management shall mean personnel of the company who are members of its management operating council (i. e. core management team excluding independent directors). This would also include all members of management one level below the executive directors Issue 21 CEOCFO certification (a)9The CEO and the CFO must assume primary responsibility for ensuring that the company does not enter into transactions which are fraudulent, illegal or violative of the companys code of conduct or ethics policy. Clause (f) which deals with two separate matters viz. (i) internal control and (ii) accounting policies should be split into two clauses as changes an internal control cannot be disclosed in the notes to the financial statements. Revised language CEOCFO certification The CEO (either the Executive Chairman or the Managing Director or Manager) and the CFO (either the whole-time Finance Director or any other person heading the Finance function) discharging that function shall certify to the Board that: They have reviewed financial statements and the cash flow statement and the Directors Report and that to the best of their knowledge and belief :these statements do not contain any materially untrue statement or omit any material fact or contain statements that might be misleadingthese statements together present a true and fair view of the companys affairs and are in compliance with existing accounting standards, applicable laws and regulations. There are to the best of their knowledge and belief, no transactions entered into by the company wh ich are fraudulent, illegal or violative of the companys code of conduct or ethics policy. They accept responsibility for establishing and maintaining internal controls and that they have evaluated the effectiveness of the internal control systems of the company and they have disclosed to the auditors and the Audit Committee, deficiencies in the design or operation of internal controls, if any, of which they are aware and the steps they have taken or propose to take to rectify these deficiencies. They have indicated to the auditors and the Audit committeesignificant changes in internal control during the yearsignificant changes in accounting policies during the year and that the same have been disclosed in the notes to the financial statements andinstances of significant fraud of which they have become aware and the involvement, if any, of the management or an employee having a significant role in the companys internal control system. Issue 22 Annexure 1C 4. Postal Ballot With effect fr om June 15, 2001, section 192A was introduced in the Companies Act, 1956 providing for the passing of resolutions by postal ballot. Since this is now part of law, it is suggested that paragraph 4 of Annexure 1C be deleted. SEBI convened deliberating theafter the issuance of the aforesaid circular. SEBI hosted aforesaid in its The commentsin its meeting held on The committee has since submitted its report to SEBI. The report is reproduced below for seeking public comments. Issues under clause 49 and proposed amendments Issue 1 Definition of independent director Existing language Explanation (i)(e) to clause I. A Explanation (i): For the purpose of this clause, the expression independent director shall mean non-executive director of the company who: a.9apart from receiving directors remuneration, does not have any material pecuniary relationships or transactions with the company, its promoters, its senior management or its holding company, its subsidiaries and associated companies b.9is not related to promoters or management at the board level or at one level below the board c.9has not been an executive of the company in the immediately preceding three financial years d.9is not a partner or an executive of the statutory audit firm or the internal audit firm that is associated with the company, and has not been a partner or an executive of any such firm for the last three years. This will also apply to legal firm(s) and consulting firm(s) that have a material association with the entity. e.9is not a supplier, service provider or customer of the company. This should include lessor-lessee type relationships also and f.9is not a substantial shareholder of the company, i. e. owning two percent or more of the block of voting shares. Explanation (i)(e) restricts any supplier, service provider or customer of the company from being an independent director on the board of the company. This clause should ideally only bar persons who are material suppliers, service providers or customers and not extend it to any and all suppliers, service providers or customers. This view is further supported by the fact that Explanation (i)(a) does not disqualify a non-executive director who has an immaterial pecuniary relationship or transaction with the company, its promoters, its senior management or its holding company, its subsidiaries and associated companies from serving as an independent director. It is therefore proposed that the word quotmaterialquot be inserted before supplier, in Explanation (i)(e) to Clause I. A. Revised language Explanation (i)(e) to clause I. A Explanation (i): For the purpose of this clause, the expression independent director shall mean non-executive director of the company who: a.9apart from receiving directors remuneration, does not have, in the opinion of the board, any material pecuniary relationships or transactions with the company, its promoters, its senior management or its holding company, its subsidiaries and associated companies which in the judgment of the board may affect independence of judgment of the director b.9is not related to promoters or management at the board level or at one level below the board c.9has not been an executive of the company in the immediately preceding three financial years d.9is not a partner or an executive of the statutory audit firm or the internal audit firm that is associated with the company, and has not been a partner or an executive of any such firm for the last three years. This will also apply to legal firm(s) and consulting firm(s) that have a material association with the entity. e.9is not, in the opinion of the board, a material supplier, service provider or customer of the company, which in the judgment of the board may affect independence of judgment of the directorquot. This should include lessor-lessee type relationships also and f.9is not a substantial shareholder of the company, i. e. owning two percent or more of the block of voting shares. For the purposes of this clause: Associated company shall mean a company which is an quotassociatequot as defined in Accounting Standard (AS) 23, quotAccounting for Investments in Associates in Consolidated Financial Statementsquot, issued by the Institute of Chartered Accountants of India. Senior management shall have the meaning as prescribed in the explanation to clause VII(E).quotRelativequot shall mean quotrelativequot as defined in section 2(41) and section 6 of the Companies Act, 1956.Issue 2 Definition of independent director quotInstitutional directorsquot Existing language Explanation (ii) to clause IA Explanation (ii). Institutional directors on the boards of companies shall be considered as independent directors whether the institution is an investing institution or a lending institution. The explanation does not make it clear that even an institutional director must in order to be considered as independent, satisfy the tests laid down in clauses (a) to (f).It is also necessary to clarify that institutional directors have the same rights, duties and responsibilities as any other member of the board. Revised language Explanation (ii) to clause IA There shall be no nominee directors. Where an institution wishes to appoint a director on the Board, such appointment should be made by the shareholders. An institutional director on the boards of companies shall be considered as an independent director unless he does not satisfy the requirements of any of the clauses (a) to (f) listed above. An institutional director shall have the same rights, duties and responsibilities as other members of the board and as prescribed under the Companies Act, 1956 and the Listing regulations. Nominee of the Government on public sector companies shall be similarly elected9 and shall be subject to the same responsibilities and liabilities as other directors. Issue 3 Remuneration paid to non-executive directors Existing language Clauses I. B(i), I. B(ii) and I. C(ii) Clause I. B(i) All remuneration paid to non-executive directors shall be fixed by the Board of Directors and shall be approved by shareholders in general meeting. Limits shall be set for the maximum number of stock options that can be granted to non-executive directors in any financial year and in aggregate. The stock options granted to the non-executive directors shall vest after a period of at least one year from the date such non-executive directors have retired from the Board of the Company. Clauses I. B(ii) and I. C(ii) The considerations as regards remuneration paid to an independent director shall be the same as those applied to a non-executive director It is recommended that a clarification be added to state that non-executive directors include independent director. This will ensure clarity in drafting. As a result of this, clauses I. B(ii) and I. C(ii) become redundant and should be deleted. Revised language Clauses I. B(i), I. B(ii) and I. C(ii) 49 I. B(i) All remuneration paid to non-executive directors, including independent directors, shall be fixed by the Board of Directors and shall be agreed to by shareholders in general meeting. Limits shall be set for the maximum number of stock options that can be granted to non-executive directors, including independent directors, in any financial year and in aggregate. The stock options granted to the non-executive directors, including independent directors, shall vest after a period of at least one year from the date of grant of the stock options. This requirement shall apply prospectively to all new option grants made after the effective date of this circular. Delete clauses I. B(ii) and I. C(ii) Issue 4 Responsibility of independent directors Existing language Clause I. C(i) I. C(i)9Independent director shall however periodically review legal compliance reports prepared by the company as well as steps taken by the company to cure any taint. In the event of any proceedings against an independent director in connection with the affairs of the company, defence shall not be permitted on the ground that the independent director was unaware of this responsibility. The board as a whole should have the responsibility to periodically review legal compliance reports prepared by the company as well as the steps taken to cure any instances of non-compliance. A director is an officer of the company and the term quotofficer who is in defaultquot has already been defined in section 2(31) and section 5 of the Companies Act, 1956. It is therefore not necessary to make any further provision in this respect and the second sentence to clause I(C)(i) may be deleted. Revised language Clause I. C(i) 49 I C(i)9The Board shall periodically review legal compliance reports prepared by the company as well as steps taken by the company to cure instances of non-compliances. Issue 5 Amendment to board procedures Existing language Clause I. D(iii) I. D(iii)9Further only the three committees viz. the Audit Committee, the Shareholders Grievance Committee and the Remuneration Committee shall be considered for this purpose. There is currently a shortage of independent directors. The Companies Act, 1956 prescribes in section 277 that a person cannot hold more than 15 directorships and section 278 provides that in considering the limit, directorship as an alternate director should be excluded, whereas the clause restricts committee memberships to 10. Therefore, independent directors who would otherwise be willing to serve on such committees are unable to do so. The formation of a remuneration committee is not mandatory and it meets only occasionally. It is therefore suggested that for the purposes of the calculation of the limit, only the audit committee and the shareholders grievance committee should be counted. Revised language Clause I. D(iii) I. D(iii)9Further only two committees viz. the Audit Committee and the Shareholders Grievance Committee shall be considered for this purpose. Issue 6 Term of office of non-executive directors Existing language Clause I. F(i) I. F(i)9Person shall be eligible for the office of non-executive director so long as the term of office did not exceed nine years in three terms of three years each, running continuously. The existing language in clause I. F(i) would require that no non-whole time director can continue as a director beyond a period of three consecutive terms of three years each, i. e. a total of nine years. This may create practical problems as it may prevent promoters and directors protecting their interests from continuing on the board even while the promoters investment in the company continues. It may also prevent the continuance on the board of other individuals, who may be making a significant contribution as a board member and whose continuance on the board may be in the interest of the company. It can however be argued that long association with the company may be perceived as impairing the independence of a director. It may therefore be provided that where an individual continues on the board beyond the prescribed term of nine years, he shall no longer be considered as an independent director. It is also necessary that this provision be made prospective, i. e. it should apply to a period of nine years in the aggregate, such period to commence on or after the date the amended clause 49 comes into force. It is therefore necessary that this clause be amended as follows: Revised language Clause I. F(i) I. F(i)9A director shall be considered to be an independent director only so long as his tenure on the board does not exceed, in the aggregate, a period of nine years, such period to be considered as commencing on or after the date this circular comes into force or the date of his first appointment as a director, whichever is later. After the expiry of the said period, the director may continue to be a member of the board and be eligible for reappointment on the expiry of his term, but he shall not be considered to be an independent director. Issue 7 Requirements related to audit committees Existing language Clause II. A(iv) II. A(iv)9The Chairman shall be present at Annual General Meeting to answer shareholder queries It may not be practical for the Chairman of the Audit Committee to be present at all annual general meetings to answer shareholder queries due to various reasons, including travel, ill health, etc. it is therefore recommended that in his absence, another member of the audit committee, who is an independent director may be present to answer shareholder queries. Revised language Clause II. A(iv) II. A(iv)9The Chairman of the audit committee, or in his absence, a designated member of the audit committee who is an independent director shall be present at Annual General Meeting to answer shareholder queries Issue 8 Meeting of Audit Committee Clause II. B II. B9The audit committee shall meet at least thrice a year. One meeting shall be held before finalization of annual accounts and one every six months. The quorum shall be either two members or one third of the members of the audit committee, whichever is higher and minimum of two independent directors. Clause II. D(i) requires that the audit committee should have an oversight of the disclosure of financial information. A listed company is required to publish quarterly financial results and annual financial statements. It is therefore necessary that the audit committee should meet at least four times in a year. II. B9The audit committee should meet at least four times in a year and not more than four months shall elapse between two meetings. The quorum shall be either two members or one third of the members of the audit committee whichever is greater, but there should be a minimum of two independent members present. Issue 9 Role of the audit committee Existing language Clause II. D (i) The role of the audit committee shall include the following: Oversight of the companys financial reporting process and the disclosure of its financial information to ensure that the financial statement is correct, sufficient and credible. Recommending the appointment and removal of external auditor, fixation of audit fee and also approval for payment for any other services. Reviewing with management the annual financial statements before submission to the board, focusing primarily onAny changes in accounting policies and practices. Major accounting entries based on exercise of judgment by management. Qualifications in draft audit report. Significant adjustments arising out of audit. The going concern assumptionpliance with accounting standardspliance with stock exchange and legal requirements concerning financial statementsAny related party transactionsReviewing with the management, external and internal auditors, the ade quacy of internal control systems. Reviewing the adequacy of internal audit function, including the structure of the internal audit department, staffing and seniority of the official heading the department, reporting structure coverage and frequency of internal audit. Discussion with internal auditors any significant findings and follow up there on. Reviewing the findings of any internal investigations by the internal auditors into matters where there is suspected fraud or irregularity or a failure of internal control systems of a material nature and reporting the matter to the board. Discussion with external auditors before the audit commences about nature and scope of audit as well as post-audit discussion to ascertain any area of concern. Reviewing the companys financial and risk management policies. To look into the reasons for substantial defaults in the payment to the depositors, debenture holders, shareholders (in case of non payment of declared dividends) and creditors. Explanation (i ): The term related party transactions shall have the same meaning as contained in the Accounting Standard 18, Related Party Transactions, issued by The Institute of Chartered Accountants of India. Explanation (ii): If the company has set up an audit committee pursuant to provision of the Companies Act, the company agrees that the said audit committee shall have such additional functions features as is contained in the Listing Agreement. Section 217(2AA) of the Companies Act, 1956 requires that the Boards report should include a Directors Responsibility Statement which covers many of the items covered in this clause. To ensure consistency, it is necessary to reword some of the clauses. Revised language Clause II. D (i) The role of the audit committee shall include the following: Oversight of the companys financial reporting process and the disclosure of its financial information to ensure that the financial statement is correct, sufficient and credible. Recommending to the Board, the appointment, re-appointment and, if required, the replacement or removal of the external auditor and the fixation of audit fees. Approval of payment to external auditors for any other services rendered by the external auditors. Reviewing, with the management, the annual financial statements before submission to the board for approval, with particular reference to:Matters required to be included in the Directors Responsibility Statement to be included in the Boards report in terms of clause 2AA of section 217 of the Companies Act, 1956Changes, if any, in accounting policies and practices and reasons for the sameMajor accounting entries involving estimates based on the exercise of judgment by managementSignificant adjustments made in the financial statements arising out of audit findingsCompliance with listing and other legal requirements relating to financial statementsDisclosure of any related party transactionsQualifications in the draft audit report. Reviewing, with the management, the quarterly financial statements before submission to the board for approvalReviewing, with the management, external and internal auditors, adequacy of the internal control systems. Reviewing the adequacy of internal audit function, including the structure of the internal audit department, staffing and seniority of the official heading the department, reporting structure coverage and frequency of internal audit. Discussion with internal auditors any significant findings and follow up there on. Reviewing the findings of any internal investigations by the internal auditors into matters where there is suspected fraud or irregularity or a failure of internal control systems of a material nature and reporting the matter to the board. Discussion with external auditors before the audit commences about nature and scope of audit as well as post-audit discussion to ascertain any area of concern. Reviewing the companys financial and risk management policies. To look into the reasons for substantial defaults in the payment to the depositors, debenture holders, shareholders (in case of non payment of declared dividends) and creditors. Explanation (i): The term related party transactions shall have the same meaning as contained in the Accounting Standard 18, Related Party Transactions, issued by The Institute of Chartered Accountants of India. Explanation (ii): If the company has set up an audit committee pursuant to provision of the Companies Act, the company agrees that the said audit committee shall have such additional functions features as is contained in the Listing Agreement. Clause II. E.5 becomes redundant and should therefore be deleted. Issue 10 Review of information by Audit Committee Existing language Clause II. E (E) Review of information by Audit Committee (i) The Audit Committee shall mandatorily review the following information: Financial statements and draft audit report, including quarterly half-yearly financial informationManagement discussion and analysis of financial condition and results of operationsReports relating to compliance with laws and to risk managementManagement letters letters of internal control weaknesses issued by statutory internal auditors andRecords of related party transactionsThe appointment, removal and terms of remuneration of the Chief internal auditor shall be subject to review by the Audit CommitteeThe requirement in sub-clause 1 is already covered in clause I. D and should be deleted It is not practical to expect audit committees to review the records of related party transactions. It should be sufficient if management places before the audit committee for review, a statement of significant related party transactions and gives details of related party transactions that are not at an arms length basis with reasons for the same. Clause VII provides that risk management procedures should be reviewed by the Board. Therefore, there is no need for the audit committee to also perform this review. Revised language Clause II. E II (E) Review of information by Audit Committee (i) The Audit Committee shall mandatorily review the following information: Management discussion and analysis of financial condition and results of operationsStatement of significant related party transactions (as defined by the audit committee), submitted by managementManagement letters letters of internal control weaknesses issued by the external auditorsInternal audit reports relating to internal control weaknesses andThe appointment, removal and terms of remuneration of the Chief internal auditor shall be subject to review by the Audit Committee. Issue 11 Audit reports and qualifications Existing language Clause III. A A.9Disclosure of Accounting Treatment In case it has followed a treatment different from that prescribed in an Accounting Standards, management shall justify why they believe such alternative treatment is more representative of the underlined business transactions. Management shall also clearly explain the alternative accounting treatment in the footnote of financial statements. Where an accounting standard is not followed, the auditor is required to disclose that fact and qualify his report. What is proposed, in addition, is that management should provide an explanation in a note to the financial statements as to the fact that an accounting standard is not followed and the reason for the departure. The language in the clause does not bring this out. Since this is a matter of disclosure, it would be more appropriate to delete this clause and include an amended clause under clause VII as sub-clause (AA) Revised language Clause VII. AA AA.9Disclosure of Accounting Treatment Where in the preparation of financial statements, a treatment different from that prescribed in an Accounting Standard has been followed, the fact shall be disclosed in the financial statements, together with the managements explanation as to why it believes such alternative treatment is more representative of the true and fair view of the underlined business transaction. Issue 12 Whistle Blower Policy Existing language Clause IV. A (A) Internal Policy on access to Audit Committees: Personnel who observe an unethical or improper practice (not necessarily a violation of law) shall be able to approach the audit committee without necessarily informing their supervisorspanies shall take measures to ensure that this right of access is communicated to all employees through means of internal circulars, etc. The employment and other personnel policies of the company shall contain provisions protecting whistle blowers from unfair termination and other unfair prejudicial employment practicespany shall annually affirm that it has not denied any personnel access to the audit committee of the company (in respect of matters involving alleged misconduct) and that it has provided protection to whistle blowers from unfair termination and other unfair or prejudicial employment practices. Such affirmation shall form a part of the Board report on Corporate Governance that i s required to be prepared and submitted together with the annual report. The appointment, removal and terms of remuneration of the chief internal auditor shall be subject to review by the Audit Committee. The intention of this clause is that management establishes a mechanism for employees to report concerns about unethical behaviour, actual or suspected fraud or violation of the companys code of conduct or ethics policy. The exact details of such a mechanism should be left to each company, through its Board of Directors, to decide but the existence and implementation must be reviewed by the audit committee. The mechanism must have adequate provisions to ensure there is no victimization of employees who avail of this procedure. The clause may be reworded accordingly. Revised language Clause IV. A The company will establish a mechanism for employees to report to the management concerns about unethical behaviour, actual or suspected fraud or violation of the companys code of conduct or ethics policy. The mechanism must provide for adequate safeguards against victimization of employees who avail of the mechanism. The mechanism must also provide, where senior management is involved, direct access to the Chairman of the Audit Committee. The existence of the mechanism must be appropriately communicated within the organization. The Audit Committee must periodically review the existence and functioning of the mechanism. Issue 13 Deletion of redundant clause on internal audit Existing language Clause IV. A(v) IV. A(v)9The appointment, removal and terms of remuneration of the chief internal auditor shall be subject to review by the Audit Committee. Clause IV. A(v) dealing with the audit committee review of the appointment, removal and terms of remuneration of the Chief Internal Auditor should be deleted since this is a repetition of clause II. E.6 of clause 49. This ensures absence of redundant language. Revised language Clause IV. A(v) Clause IV. A(v) should be deleted. Issue 14 Subsidiary companies Existing language Clause V i.9The company agrees that provisions relating to the composition of the Board of Directors of the holding company shall be made applicable to the composition of the Board of Directors of subsidiary companies ii.9At least one independent director on the Board of Directors of the holding company shall be a director on the Board of Directors of the subsidiary company. iii.9The Audit Committee of the holding company shall also review the financial statements, in particular the investments made by the subsidiary company. iv.9The minutes of the Board meetings of the subsidiary company shall be placed for review at the Board meeting of the holding company. v.9The Board report of the holding company should state that they have reviewed the affairs of the subsidiary company also. It has been pointed out that the implementation of this clause may create the following practical difficulties: Subsidiaries are often of small size and it may be too onerous if all the provisions regarding the composition of the board as applicable to a holding company are made applicable to every subsidiary. There may also be difficulties in applying this clause to joint ventures, when the composition of the board may be determined by the joint venture agreement. Where there are a large number of subsidiaries, independent directors on the board of the parent company may not be willing to become directors on the board of a subsidiary, particularly where such a directorship is included in the number of directorships to which the ceiling prescribed under the Companies Act, 1956 applies. It may be very expensive for a company if the independent director is required to attend board meetings of foreign subsidiariesAt the same time, it needs to be appreciated that the intention in formulating this clause was the need for the board of the holding company to have some independent link with the board of the subsidiary and provide necessary oversight. It is therefore suggested that the clause may be revised as under: The provisions of sub-clause (ii), which provide that at least one independent director in the holding company shall be a director of the subsidiary company shall apply only to material Indian subsidiaries i. e. subsidiaries whose turnover or net worth in the immediately preceding year exceeds 20 of the consolidated turnover or consolidated net worth respectively, of the holding company and its subsidiaries. There should be an obligation on the part of the management to bring to the attention of the board of the holding company significant transactions and arrangements entered into by the subsidiary companies. For this purpose, quotsignificant transaction and arrangementquot shall mean any individual transaction or arrangement that exceeds or is likely to exceed 10 of the total revenues or total expenses or total assets or total liabilities of the company, as the case may be, in the immediately preceding year. Clause V (v) pertaining to a disclosure of the review of affairs of a subsidiary company by the board of the parent company should be deleted since it is superfluous. This aspect is already covered in clauses V(iii) and V(iv). Revised language Clause V i.9At least one independent director on the Board of Directors of the holding company shall be a director on the Board of Directors of a material non listed Indian subsidiary company. ii.9The Audit Committee of the listed holding company shall also review the financial statements, in particular, the investments made by the unlisted subsidiary company. The minutes of the Board meetings of the unlisted subsidiary company shall be placed at the Board meeting of the listed holding company. The management should periodically bring to the attention of the Board of Directors of the listed holding company, a statement of all significant transactions and arrangements entered into by the unlisted subsidiary company. Explanation (i): The term quotmaterial non-listed Indian subsidiaryquot shall mean an unlisted subsidiary, incorporated in India, whose turnover or net worth (i. e. paid up capital and free reserves) in the preceding accounting year exceeds 20 of the consolidated turnover or net worth respectively, of the listed holding company and its subsidiaries in the immediately preceding accounting year. Explanation (ii): The term quotsignificant transaction or arrangementquot shall mean any individual transaction or arrangement that exceeds or is likely to exceed 10 of the total revenues or total expenses or total assets or total liabilities, as the case may be, of the material unlisted subsidiary for the immediately preceding accounting year. Explanation (iii): Where a listed holding company has a listed subsidiary company which is itself a holding company, the above provisions shall apply to the listed subsidiary insofar as its subsidiaries are concerned. Issue 15 Disclosure of contingent liabilities Existing language Clause VI VI(i)9The company agrees that management shall provide a clear description in plain English of each material contingent liability and its risks, which shall be accompanied by the auditors clearly worded comments on the managements view. This section shall be highlighted in the significant accounting policies and notes on accounts, as well as, in the auditors report, where necessary. The disclosure of contingent liabilities is already required under Schedule VI to the Companies Act, 1956. It is also impractical for auditors to comment on managements views and any such viewcomment may be construed as an admission of the liability, which may be detrimental to the interests of the shareholders. It is therefore suggested that this clause be deleted. Revised language Clause VI Delete clause VI(i) in its entirety. Issue 16 Basis of related party transactions Existing language Clause VII. A(i) VII. A(i)9A statement of all transactions with related parties including their basis shall be placed before the Audit Committee for formal approvalratification. If any transaction is not on an arms length basis, management shall provide an explanation to the Audit Committee justifying the same. It may be cumbersome and unnecessary for the audit committee to review all transactions with related parties which are in the ordinary course of business. It should therefore be sufficient if these transactions are placed periodically in a summary form before the audit committee. It is however necessary that material individual transactions which are not in the normal course of business are placed before the audit committee. It is also necessary that management identify and place before the audit committee, material individual transactions, whether in the normal course of business or otherwise, with related parties or others which are not on an arms length basis, together with a justification for the same. Revised language Clause VII. A(i) VII. A(i)9A statement in summary form of transactions with related parties in the ordinary course of business shall be placed periodically before the audit committee. (ii)9Material individual transactions with related parties which are not in the normal course of business shall be placed before the audit committee. (iii)9Material individual transactions with related parties or others which are not on an arms length basis should be placed before the audit committee, together with Managements justification for the same. Issue 17 Board disclosures risk management Existing language Clause VII. B(i) VII. B(i) Management shall place a report certified by the compliance officer of the company, before the entire Board of Directors every quarter documenting the business risks faced by the company, measures to address and minimize such risks, and any limitations to the risk taking capacity of the corporation. This document shall be formally approved by the Board. The compliance officer of a company may not be the right person to attestcertify disclosure of the business risks faced by a company. It is recommended that this requirement be deleted. Revised language Clause VII. B(i) Delete clause VII. B(i) in its entirety. Issue 18 Proceeds from Initial Public Offering (IPO) Existing language Clause VII. C(i) VII. C(i) When money is raised through an Initial Public Offering (IPO) it shall disclose to the Audit Committee, the uses applications of funds by major category (capital expenditure, sales and marketing, working capital, etc), on a quarterly basis as a part of their quarterly declaration of financial results. Further, on an annual basis, the company shall prepare a statement of funds utilized for purposes other than those stated in the offer documentprospectus. This statement shall be certified by the independent auditors of the company. The audit committee shall make appropriate recommendations to the Board to take up steps in this matter. The current language in clause 49 requires companies to disclose use of IPO proceeds without specifying any time limitation. It is recommended that clause 49 be amended to ensure this disclosure is required only till funds are spent. There is no reason why this provision should apply only to an IPO and not be made applicable to all public offerings. Further, funds utilised for purposes other than that for which they were raised should be placed before the audit committee. Revised language Clause VII. C(i) When money is raised through an issue to public (including public issues, rights issues), it shall disclose to the Audit Committee, the uses applications of funds by major category (capital expenditure, sales and marketing, working capital, etc), on a quarterly basis as a part of their quarterly declaration of financial results. Further, on an annual basis, the company shall prepare a statement of funds utilized for purposes other than those stated in the offer documentprospectus and place it before the audit committee. Such disclosure shall be made only till such time that the full money raised through the issue has been fully spent. This statement shall be certified by the statutory auditors of the company. The audit committee shall make appropriate recommendations to the Board to take up steps in this matter. Issue 19 Remuneration of directors Existing language Clause VII. D(ii)(a) VII. D(ii)(a)9All elements of remuneration package of all the directors, i. e. salary, benefits, bonuses, stock options, pension etc. It is recommended that the disclosure of remuneration provided to directors should be aggregated by major category and disclosed. This will facilitate a robust disclosure of directors remuneration. Revised language Clause VII. D(ii)(a) VII. D(ii)(a)9All elements of remuneration package of individual directors , summarized under major groups, such as salary, benefits, bonuses, stock options, pension etc. Issue 20 Management Existing language Clause VII. E(i) VIII. E(i) Management shall make disclosures to the board relating to all material financial and commercial transactions, where they have personal interest, that may have a potential conflict with the interest of the company at large (for e. g. dealing in company shares, commercial dealings with bodies, which have shareholding of management and their relatives etc.) Clause VII. E requires management to disclose to the board details of transactions where they have personal interests. It is recommended to change quotManagementquot to quotSenior managementquot as follows, to make the language tighter and more precise. Revised language Clause VII. E(i) VII. E(i) Senior management shall make disclosures to the board relating to all material financial and commercial transactions, where they have personal interest, that may have a potential conflict with the interest of the company at large (for e. g. dealing in company shares, commercial dealings with bodies, which have shareholding of management and their relatives etc.) Explanation: For this purpose, the term senior management shall mean personnel of the company who are members of its management operating council (i. e. core management team excluding independent directors). This would also include all members of management one level below the executive directors Issue 21 CEOCFO certification (a)9The CEO and the CFO must assume primary responsibility for ensuring that the company does not enter into transactions which are fraudulent, illegal or violative of the companys code of conduct or ethics policy. Clause (f) which deals with two separate matters viz. (i) internal control and (ii) accounting policies should be split into two clauses as changes an internal control cannot be disclosed in the notes to the financial statements. Revised language CEOCFO certification The CEO (either the Executive Chairman or the Managing Director or Manager) and the CFO (either the whole-time Finance Director or any other person heading the Finance function) discharging that function shall certify to the Board that: They have reviewed financial statements and the cash flow statement and the Directors Report and that to the best of their knowledge and belief :these statements do not contain any materially untrue statement or omit any material fact or contain statements that might be misleadingthese statements together present a true and fair view of the companys affairs and are in compliance with existing accounting standards, applicable laws and regulations. There are to the best of their knowledge and belief, no transactions entered into by the company wh ich are fraudulent, illegal or violative of the companys code of conduct or ethics policy. They accept responsibility for establishing and maintaining internal controls and that they have evaluated the effectiveness of the internal control systems of the company and they have disclosed to the auditors and the Audit Committee, deficiencies in the design or operation of internal controls, if any, of which they are aware and the steps they have taken or propose to take to rectify these deficiencies. They have indicated to the auditors and the Audit committeesignificant changes in internal control during the yearsignificant changes in accounting policies during the year and that the same have been disclosed in the notes to the financial statements andinstances of significant fraud of which they have become aware and the involvement, if any, of the management or an employee having a significant role in the companys internal control system. Issue 22 Annexure 1C 4. Postal Ballot With effect fr om June 15, 2001, section 192A was introduced in the Companies Act, 1956 providing for the passing of resolutions by postal ballot. Since this is now part of law, it is suggested that paragraph 4 of Annexure 1C be deleted.